10de ATM Memorial Gilbert Staepelaere 2005/6

[Altena]

ATM 2005 – Memorial Gilbert Staepelaere

Beste deelnemers

Het eerste winteroffensief leverde idyllische beelden op, maar met deze woorden stopt voor mij de intrede van Koning Winter. Zoals beloofd willen we graag nog even terugkomen op de beslissing om de wedstrijd te annuleren en de gevolgen ervan naar de toekomst.

1.Voorgeschiedenis.
Al enkele dagen waren de weersvoorspellingen niet gunstig. Toch begonnen we donderdag in de late namiddag met het aanbrengen van de eerste zelfcontroles. Toen werden we al geconfronteerd met de eerste hagelbuien en windstoten. Vrijdag was de zwaarste hindernis de wind. In de vlakke polders bovenop een dijk een zelfcontrole zetten was geen sinecure, gelukkig bleef de neerslag achterwege. Vanaf vrijdagnamiddag kregen we vanuit Nederland de eerste vragen over het al dan niet doorgaan van de wedstrijd, want bij onze noorderburen viel de sneeuw met bakken uit de hemel en zorgde voor een enorme verkeershinder. De weersvoorspellingen werden op de voet gevolgd. Vanuit mijn bureau zag ik vrijdagavond de eerste vlokken vallen. De vraag was, blijven die liggen? Wat zal de temperatuur deze nacht zijn, want t° boven nul geeft mogelijkheden, bij vorst zou de toestand erger worden. Ondertussen waren alle voorbereidingen getroffen. Ik besloot voorlopig niet af te gelasten.

2.Motivering.
Zaterdagochtend zag het er ineens minder fraai uit. Ik zag in onze straat wel mogelijkheden om te rijden, maar hoe was het op de lokale wegen gesteld? Nadat we ons bij enkele lokale bronnen hadden geïnformeerd, de meteo hadden bevraagd en zelf her en der een kijkje waren gaan nemen, bleef er maar voor mij maar één optie, namelijk de annulatie van de wedstrijd. Ook van een inkorting van het traject kon geen sprake zijn, want de grootste problemen deden zich voor op Nederlands grondgebied, waar ruim de helft van het parcours was uitgetekend.
Toen de beslissing was genomen, waren velen onder jullie al onderweg naar het punt van eerste bestemming in Sint-Niklaas. Anderen hadden meer geluk en konden we nog tijdig informeren
Onze motivering zagen we puur uit het oogpunt van de veiligheid van de deelnemers. Op smalle wegen was het kruisen van voertuigen omzeggens onmogelijk omdat de breedte van de berm onmogelijk kon geschat worden als gevolg van opgehoopte sneeuw. Je kon niet zien wanneer de wegbedekking verhard of onverhard was, tenzij piloot of co-piloot uit het voertuig zouden stappen om zich persoonlijk te gaan vergewissen. Dan was er de toestand van enkele wegen ten noorden van Hulst en zagen we her en der takken breken onder het gewicht van de sneeuw. Er waren dus voldoende elementen aanwezig om de beslissing te ondersteunen. De ATM-organisatie neemt uw veiligheid en die van zijn medewerkers erg ter harte.
Trouwens, ik voel me er nog steeds goed bij. Nu hebben we de dag afgesloten zonder lichamelijke en stoffelijke schade. Veiligheid voor alles.
Gelukkig werd mijn beslissing niet gedragen door zin voor avontuur, bepaalde sportieve prestaties en/of financiële aspecten en was veiligheid de enige barometer.

3.Reactie.
Eens de beslissing genomen, werd getracht om zoveel mogelijk mensen te bereiken. Er werd contact gezocht met de openbare omroep om een radioboodschap te verspreiden, er werd een bericht op de website geplaatst en op de wedstrijdtelefoon ingesproken, er werd massaal getelefoneerd, etc... in de hoop zoveel mogelijk mensen te bereiken om te beletten dat ze de verplaatsing naar Sint-Niklaas maakten.
Onderweg naar Sint-Niklaas vernam ik dat de gemeente Hulst te lijden had onder een stroomonderbreking en er sinds vrijdagnacht 8000 huisgezinnen zonder stroomvoorziening zaten. Ook Morres-Wonen werd getroffen en kon niet openen. We hadden dit jaar alle tussenstops en de finish in de locaties van Morres-Wonen voorzien, dit zou ons nog een bijkomend probleem hebben opgeleverd wat catering en rekenkamer betrof. Gelukkig was dit niet meer aan de orde.


4.Gevolgen.
Voor onze organisatie is dit een zware financiële aderlating. Dank zij de loyale opstelling van al onze partners, maar MORRES-WONEN in het bijzonder, kon volgens een voorlopige raming, het verlies beperkt blijven tot maximum 1500 euro. De inspanning van de filiaalmanagers van Morres-Wonen, situeerde zich op het vlak van de catering. Men was bereid om de 400 klaargemaakte warme maaltijden vacuüm te trekken en aan de medewerkers van Morres tegen inkoopprijs aan te bieden.
Ondertussen werd beslist de wedstrijd op een andere datum te laten rijden. Hierdoor dienden enkele ingrijpende aanpassingen aan de wedstrijdkalender van onze organisatie te veranderen, wat ook van de organisatie van de Vlaanderen Classic Tour een zware inspanning vroeg. Daniel Immesoete diende al zijn partners te overtuigen van de noodzaak van deze beslissing. Hij slaagde hierin waarvoor onze dank. De Cabrio-tour wordt dit jaar geïntegreerd in de wedstrijd op 26 augustus, waarvoor de brouwerij Liefmans te Oudenaarde als centraal punt werd gekozen en de Vlaamse Ardennen weerom voor een prachtig decor zullen zorgen.We danken ook de uitzetter van de ‘Straven Toebak’ rit, die aanvankelijk zijn wedstrijd op die datum had geprogrammeerd maar begrip had voor ons verzoek.
Tot slot hebben we geleerd dat dringend een noodscenario in ons draaiboek moet ingepast worden en werd er een werkgroep opgericht om te onderzoeken welke voorbereidende maatregelen er kunnen getroffen worden (en wat er in het draaiboek als noodplanning dient opgenomen te worden) om (hopelijk nooit meer) alle deelnemers en medewerkers (want ook onder hen waren er die hun standplaats hadden ingenomen vooraleer ze konden ingelicht worden) tijdig in kennis te stellen.
Ook aan ons materiaal hebben we heel wat schade opgelopen. Diverse controleborden werden door de wind van de bomen gerukt, niettegenstaande de koord er zeer degelijk was aan bevestigd.

5.Datums.
De wedstrijd van 26 november wordt verschoven naar 25 maart 2006. Het programma 2006 ziet er dus als volgt uit:

Zaterdag 25 maart 2006 – ATM 2005 – Memorial Gilbert Staepelaere met start te Sint-Niklaas.

Zaterdag 26 augustus 2006 – Vlaanderen Classic (en Cabrio) Tour met start in Oudenaarde.

Zaterdag 7 oktober – ATM oefenrit met start in Berlare

Zaterdag 25 november 2006 – ATM 2006-Memorial Gilbert Staepelaere met start te Sint-Niklaas.

6.Wat moet je als deelnemer doen?
Het beste wat je voor ons kan doen, is aan de drie wedstrijden deelnemen. Wanneer je onderstaande formule hebt gelezen en er
zijn nog vragen in verband met de inschrijving, is er slechts één aanspreekpunt :
ATM-wedstrijdsecretariaat, Gardenialaan 12/14 te B-2950 Kapellen
Mobiel – gsmnummer : 0499-976.189
Fax – 03-664.45.53
Mailadres : inschrijving@altena-vzw.be

6.1. Je wilt op 25 maart deelnemen aan ATM 2005

6.1.1. Je was ingeschreven en had betaald.
- stuur deze mail terug naar het wedstrijdsecretariaat met vermelding van namen en het gekend startnummer
ATM 2005 (ben je het kwijt – raadpleeg onze website www.altena-vzw.be
- uw acceptatiebericht wordt jullie uiterlijk op 1 maart 2006 toegestuurd.
- aan de deelnameprijs wijzigt er niets.

6.1.2. Je was ingeschreven maar had nog niet betaald.
Je was ingeschreven zonder avondmaal:
- je kunt van start gaan mits betaling van 45 euro
- stuur deze mail terug naar het wedstrijdsecretariaat met vermelding van namen en het gekend startnummer
ATM 2005 (ben je het kwijt – raadpleeg onze website www.altena-vzw.be)
- uw acceptatiebericht wordt jullie uiterlijk op 1 maart 2006 toegestuurd.


6.1.3. Je was nog niet ingeschreven en wil nu deelnemen.
- vul het online-formulier in op de website www.atm-organisatie.be)
- voer de betaling uit (middagmaal is inbegrepen):
- 45 euro zonder avondmaal
- 65 euro met avondmaal
- uw acceptatiebericht wordt jullie uiterlijk op 1 maart toegezonden.
-
6.2. Je kunt op 25 maart 2006 niet deelnemen.
- we betalen jullie deelname recht terug conform de reglementering
- je wenst het betaald bedrag te reserveren als voorschot op én van de volgende wedstrijden
- stuur deze mail terug naar het wedstrijdsecretariaat met vermelding van namen en het gekende startnummer
ATM 2005 (ben je het kwijt – raadpleeg onze website www.altena-vzw.be)
- daarna zorgen wij voor de afhandeling.
6.3. Andere
-

7. 8. Slotbemerking.

Ik wil graag de deelnemers en clubs die ons een ondersteunende mail bezorgden danken. Ook de deelnemers en medewerkers willen we vanuit onze organisatie danken voor het gestelde vertrouwen en hopen in de toekomst, op jullie aanwezigheid te mogen rekenen. Waarvoor dank.

Met beleefde en sportieve groeten

Autoclub Altena vzw